Офіційний сайт Чугуївської міської ради та її виконавчого комітету
Діяльність | Звіти про поточну діяльність | 2018 | Звіт про роботу загального відділу апарату за 1 квартал 2018 року
Звіт про роботу загального відділу апарату за 1 квартал 2018 року

 

Звіт про роботу загального відділу апарату за 1 квартал 2018 року

 

Протягом 1 кварталу 2018 року роботу загального відділу апарату було організовано відповідно до вимог чинного законодавства, Настанови з якості, Процедур якості, Інструкції з діловодства у Чугуївській міській раді та її виконавчих органах, Регламенту виконавчого комітету.

Проведений аналіз кількості вхідної, вихідної кореспонденції та створених документів свідчить, що за 1 квартал 2018 року документообіг в цілому складав 1481 документів. З них 683 документів вхідної кореспонденції, розгляд яких було доручено відповідним структурним підрозділам міської ради, окремим посадовим особам та 808 документів вихідної кореспонденції (в тому числі електронною поштою - 94). Спеціалістами загального відділу апарату опрацьовані всі вхідні документи, з яких 170, або 25% від загальної кількості отриманих - взято на контроль. До цієї категорії відносяться також документи, які перебувають на довгостроковому контролі та потребують постійного (щоквартального, щомісячного або щорічного) інформування.

Протягом 1 кварталу 2018 року міським головою видано 123 розпоряджень з основної діяльності та 5 з адміністративно-господарських питань. Усі проекти розпоряджень вичитані та погоджені, після підписання міським головою зареєстровані та оприлюднені на сайті. Зареєстровані розпорядження міського голови розмножені та доведені для відома та роботи до виконавців у паперовому та/або електронному вигляді. На 01.04.2018 взято на контроль 23 розпоряджень міського голови. На всі документи заведені контрольні папки, інформацію внесено до реєстру. Знято з контролю 16 розпоряджень міського голови, взятих на контроль у різні роки, на підставі наданих інформаційних довідок на ім’я міського голови про виконання завдань, наданих у розпорядженні.

За цей період відбулось 4 засідання виконавчого комітету, із них 1 позачергове. На засіданнях прийнято 68 рішень, із них взято на контроль 10 рішення. На всі документи заведені контрольні папки, інформацію внесено до реєстру. Відповідно до Регламенту виконавчого комітету знято з  контролю 9 рішень виконавчого комітету, взятих на контроль у різні роки.

Усі проекти рішень виконавчого комітету подані на засідання - вичитані та погоджені. Напередодні засідань сформовані матеріали направлялись у електронному вигляді членам виконавчого комітету. Для членів виконавчого комітету також готувались  роздруковані матеріали. За результатами засідання всі прийняті рішення, відповідно до Інструкції з діловодства, опрацьовані, зареєстровані, оприлюднені на сайті, розмножені та доведені для відома та роботи до виконавців у паперовому та/або електронному вигляді.

 Спеціалістами загального відділу апарату ведуться реєстри створених рад, комітетів, комісій, постійних робочих груп при Чугуївській міській раді та її виконавчому комітеті та здійснюється підтримка їх в актуальному стані. Для цього працівниками відділу постійно нагадується розробникам-виконавцям про необхідність вчасного внесення змін до складу постійно діючих колегіальних органів.

Надавалась практично-методична допомога працівникам міської ради у редагуванні та підготовці вихідних листів та інших документів.

Відповідно до розпорядження голови ХОДА, щомісячно до організаційного відділу апарату обласної державної адміністрації надсилаються у паперовому та електронному вигляді копії рішень виконавчого комітету, прийняті з питань здійснення делегованих повноважень.

Загальним відділом апарату систематично здійснюється контроль за виконанням плану роботи виконавчого комітету затвердженого рішенням виконавчого комітету від 08.12.2017 №287 «Про затвердження плану засідань виконавчого комітету Чугуївської міської ради на 2018 рік».

У 1 кварталі відбулось 10 апаратних нарад у міського голови за участю начальників та спеціалістів структурних підрозділів Чугуївської міської ради та її виконавчих органів. Протоколи нарад з дорученнями були оформлені належним чином та доводились до виконавців у паперовому/електронному вигляді для контролю виконання завдань.

Постійно ведеться робота по наповненню офіційного веб-сайту міської ради:

проекти рішень виконавчого комітету, що підлягають оприлюдненню, розміщуються до засідань виконавчого комітету;

прийняті рішення виконавчого комітету оприлюднюються відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації»;

видані розпорядження міського голови з основної діяльності та адміністративно-господарських питань оприлюднюються  відповідно  до Закону України «Про доступ до публічної інформації»;

надаються повідомлення про проведення засідань виконавчого комітету та інформація по факту їх проведення.

Протягом звітного періоду працівниками відділу велась робота з документацією системи управління якістю. Проведені повторні планові перевірки у 8 структурних підрозділах за результатами внутрішніх аудитів  2017 року. Підготовлено план-графік та програму проведення внутрішніх аудитів у структурних підрозділах Чугуївської міської ради на 2018 рік.

Протягом трьох місяців 2018 року проведено та оформлено 7 протоколів засідань комісії із соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, на яких розглядались питання про призначення матеріального забезпечення та надання соціальних послуг застрахованим особам. Оформлено 34 листки непрацездатності. Заведено всю документацію, необхідну для стабільної роботи комісії. Проводився облік осіб, які довго та часто хворіють.

Головним спеціалістом-відповідальним спеціалістом приймальні міського голови організовано роботу приймальні.

Архіваріус загального відділу:

Відповідно до п.20 ч.4 ст.42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи", з метою ведення, упорядкування та архівного зберігання документів, згідно з «Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» у 1 кварталі 2018 році складено зведену номенклатуру справ Комунального закладу охорони здоров’я «Чугуївський міський центр первинної медико-санітарної допомоги» на 2018 рік, Комунального підприємства «Муніципальне підприємство «Мрія», Комунального підприємства «Чугуївська агенція комунальних ресурсів»,  Комунального підприємства «Чугуївський комунальний комплекс» та направлено на їх затвердження ЕПК Харківської області.

Протягом 1 кварталу 2018 року відповідальним за ведення документації на комунальних підприємствах надавалась консультативна та методична допомога щодо систематизації документів.

 

 

Начальник загального відділу апарату                               Н.Г. СВІНЧЕНКО

Переглядів: 35
Дата публікації: 12:23 17.04.2018
Адміністративні послуги
Веб-камери Чугуєва
Публічне обговорення
Електронні петиції
Міська рада на facebook
Статистика голосувань
Надіслати запит на інформацію
Анонс подій
28.05.2018
день - Проведення рейдів з ліквідації стихійної торгівлі в м.Чугуєві Проведення рейдів з ліквідації стихійної торгівлі в м.Чугуєві Організатор:Апостол О.І. Батченко В.М. Час проведення:28.05.2018 (протягом дня) Місце проведення:Вул.Жадановського, бул.Комарова
день - Робота комісії щодо належного санітарного стану в м.Чугуєві Робота комісії щодо належного санітарного стану в м.Чугуєві Організатор:Бармін К.О. Топоркова І.А. Час проведення:28.05.2018 (протягом дня) Місце проведення:Вулиці міста
день - Юридична консультація громадян міста Юридична консультація громадян міста Організатор:Макаренко Л.П. Трохіна І.В. КалібердаА.А. Чекмарьов П.Д. Час проведення:28.05.2018 (протягом дня) Місце проведення:Каб.№ 7 викон. коміт., інші кабінети за графіком
день - Організація оздоровчої кампанії для пільгових категорій населення міста. Організація оздоровчої кампанії для пільгових категорій населення міста.
Постійно
за потреб.
Організатор:Нежид Н.С. Куриленко О. М. Час проведення:28.05.2018 (протягом дня) Місце проведення:УСЗН

29.05.2018
день - Відкриття таборів з денним перебуванням Відкриття таборів з денним перебуванням Організатор:Вінник Т.С. Проценко М.В. Час проведення:29.05.2018 (протягом дня) Місце проведення:Заклади освіти
день - Майстер-клас для дітей з пришкільного табору (ЗОШ №2) Майстер-клас для дітей з пришкільного табору (ЗОШ №2) Організатор:Вінник Т.С. Цибульник О.В. Ващук Я.А. Час проведення:29.05.2018 (протягом дня) Місце проведення:КЦ «Імідж»
10:00 - Пленарне засідання Чугуївської міської ради Пленарне засідання Чугуївської міської ради Організатор:Нежид Н.С. Бойко О.О. Час проведення:29.05.2018 10:00 Місце проведення:Каб № 8 викон. коміт.
12:00 - Засідання робочої групи з реалізації Всеукраїнського проекту «Міжнародний рєпінський пленер» в м.Чугуїв Засідання робочої групи з реалізації Всеукраїнського проекту «Міжнародний рєпінський пленер» в м.Чугуїв Організатор:Вінник Т.С. Цибульнік О.В. Час проведення:29.05.2018 12:00 Місце проведення:Каб № 12 викон. коміт.
13:00 - Робочий візит представника ЮНІСЕФ до закладів, яким надавалася допомога у 2017-2018 роках Робочий візит представника ЮНІСЕФ до закладів, яким надавалася допомога у 2017-2018 роках Організатор:Нежид Н.С. Куриленко О.М. Проценко М.В. Час проведення:29.05.2018 13:00 Місце проведення:ДНЗ № 2, «Шанс»
14:00 - Засідання комісії по розгляду конфліктних ситуацій при призначенні населенню субсидій Засідання комісії по розгляду конфліктних ситуацій при призначенні населенню субсидій Організатор:Нежид Н.С. Куриленко О.М Час проведення:29.05.2018 14:00 Місце проведення:УСЗН
14:00 - Засідання комісії з питань захисту прав дитини Засідання комісії з питань захисту прав дитини Організатор:Вінник Т.С. Лисенко К.О. Час проведення:29.05.2018 14:00 Місце проведення:Каб № 8 викон. коміт.
15:00 - Відкриття футбольного поля в ЗОШ №2 Відкриття футбольного поля в ЗОШ №2 Організатор:Вінник Т.С. Проценко М.В. Час проведення:29.05.2018 15:00 Місце проведення:ЗОШ №2
15:00 - Лекція – концерт «В країні мульті-пульті» Лекція – концерт «В країні мульті-пульті» Організатор:Вінник Т.С. Цибульник О.В. Маміна Т.І. Час проведення:29.05.2018 15:00 Місце проведення:Музична школа
16:00 - Нарада з головами ОСББ з житлово-комунальних питань Нарада з головами ОСББ з житлово-комунальних питань Організатор:Бармін К.О. Топоркова І.А. Час проведення:29.05.2018 16:00 Місце проведення:Каб.№8 викон. коміт.
30.05.2018
день - Вистава «Аліса у країні мрій» для вихованців закладів відпочинку Вистава «Аліса у країні мрій» для вихованців закладів відпочинку
о 10.00 та о 11.00
Організатор:Вінник Т.С. Проценко М.В. Коротич І.В. Час проведення:30.05.2018 (протягом дня) Місце проведення:КЦ «Імідж»

день - Спектаклі для дітей з пришкільних таборів ЧБДЮТ Спектаклі для дітей з пришкільних таборів ЧБДЮТ Організатор:Вінник Т.С. Цибульник О.В. Ващук Я.А. Час проведення:30.05.2018 (протягом дня) Місце проведення:КЦ «Імідж»
Докладніше
Пошук
Посилання
Версія для слабо- зорих