Офіційний сайт Чугуївської міської ради, міського голови, виконавчого комітету
Цнап інформує
Цнап інформує

Цнап інформує

МІН’ЮСТ ЗАТВЕРДИВ ПОРЯДОК ЗБЕРІГАННЯ РЕЄСТРАЦІЙНИХ СПРАВ

Наказом Міністерства юстиції України від 18 листопада 2016 року 

№ 3267/5 затверджено Порядок формування та зберігання реєстраційних справ.

Реєстраційна справа формується у паперовій формі після відкриття розділу на об’єкт нерухомого майна у Державному реєстрі речових прав на нерухоме майно та внесення до нього відповідних відомостей, внесення до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань запису про державну реєстрацію створення юридичної особи, громадського формування, що не має статусу юридичної особи, державну реєстрацію фізичної особи – підприємця і державну реєстрацію включення відомостей про юридичну особу та фізичну особу – підприємця державним реєстратором прав на нерухоме майно, державним реєстратором, яким здійснено зазначені дії.

У реєстраційній справі всі її аркуші, крім аркушів внутрішнього опису та засвідчувального напису, нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому куті простим м'яким олівцем. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється.

Організація зберігання реєстраційних справ покладається на керівника суб’єкта, що забезпечує зберігання реєстраційних справ.

Реєстраційні справи зберігаються у спеціальних приміщеннях, які мають бути обладнані засобами, що забезпечують обмежений доступ до цього приміщення. На вікнах приміщення, розташованого на першому поверсі, встановлюються відкидні назовні металеві ґрати та охоронна сигналізація. Спеціальне приміщення має бути обладнане пожежною сигналізацією та засобами пожежогасіння.

Двері спеціального приміщення у неробочий час замикаються, опечатуються або пломбуються. Печатка або пломбіратор разом з ключами від цього приміщення зберігаються у посадової особи із зберігання реєстраційних справ. Спеціальне приміщення відмикається і замикається у їх присутності. Спеціальне приміщення обладнується стаціонарними металевими стелажами або шафами. Допускається експлуатація стаціонарних дерев'яних стелажів, оброблених вогнезахисним розчином. Не допускається розміщення стелажів, шаф для зберігання реєстраційних справ упритул до систем опалення.

У разі пожежі, повені чи іншого стихійного лиха, а також зловмисного проникнення у спеціальне приміщення сторонніх осіб: складається відповідний акт за участю представника відповідних органів (пожежної охорони, правоохоронних органів тощо); проводиться перевіряння наявності та стану реєстраційних справ, що фіксується у відповідному аркуші перевіряння наявності та стану документів, потім – в акті про перевіряння наявності та стану справ (документів); вживаються заходи щодо охорони реєстраційних справ

Передача у випадках, передбачених законом, реєстраційної справи або документів для долучення до реєстраційної справи суб’єкту, що забезпечує зберігання реєстраційних справ, здійснюється державним реєстратором, нотаріусом або уповноваженою особою фронт-офісу, що забезпечував прийняття, зберігання та видачу документів, поданих для державної реєстрації, протягом трьох робочих днів з дати проведення відповідної державної реєстрації поштовим відправленням за описом або нарочно за описом.

Доступ до документів реєстраційної справи відповідно до статті 17 Закону України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» та статті 30 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань» забезпечує посадова особа із зберігання реєстраційних справ відповідного суб’єкта, що забезпечує зберігання реєстраційних справ.

Доступ до документів реєстраційної справи в електронній формі у випадку, передбаченому абзацом першим цього пункту, забезпечує посадова особа із зберігання реєстраційних справ відповідного суб’єкта, що забезпечує зберігання реєстраційних справ, шляхом друку таких документів за допомогою програмних засобів ведення Державного реєстру прав, Єдиного державного реєстру з проставлянням власного підпису та печатки (за наявності) на кожній сторінці документа.

Реєстраційна справа зберігається протягом визначеного законом строку з дати закриття реєстраційної справи, відкритої на об’єкт нерухомого майна, чи внесення до Єдиного державного реєстру запису про державну реєстрацію припинення юридичної особи, громадського формування, що не має статусу юридичної особи, або державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності фізичної особи – підприємця.

Після закінчення визначеного законом строку реєстраційна справа, не внесена за результатом експертизи її цінності до Національного архівного фонду, знищується в установленому законодавством порядку.

Закриті реєстраційні справи та реєстраційні справи припинених юридичних осіб, громадських формувань, що не мають статусу юридичної особи, та фізичних осіб – підприємців, підприємницька діяльність яких припинена, формуються протягом року та обліковуються у журналі обліку закритих реєстраційних справ за роками і зберігаються окремо.

Після закінчення строку зберігання реєстраційних справ посадова особа із зберігання реєстраційних справ складає акт про вилучення для знищення.

Реєстраційні справи включаються до акта про вилучення для знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 01 січня року, у якому складений цей акт. Наприклад, справи з п’ятирічним строком зберігання, закінчені у 2016 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 01 січня 2022 року.

У разі, коли посадовою особою із зберігання реєстраційних справ встановлено відсутність у Державному реєстрі прав, Єдиному державному реєстрі електронних копій документів, що містяться в справі та які відповідно до законодавства виготовляються шляхом сканування під час проведення державної реєстрації, включення таких реєстраційних справ до акта про вилучення для знищення здійснюється виключно після виготовлення електронних копій таких документів та долучення їх до відповідної реєстраційної справи в електронній формі.

Після погодження акта про вилучення для знищення відповідним державним архівом і затвердження керівником суб’єкта, що забезпечує зберігання реєстраційних справ, дозволяється знищувати реєстраційні справи відповідно до законодавства.

Джерело інформації: сайт Українське право

Web-адреса: chuguev-rada.gov.ua/news/id/867 | Переглядів: 8Дата публікації: 14:53 30.11.2016
Анонс подій
Подій не заплановано
Пошук
Посилання